Según el Reglamento (CE) 1221/2009, las organizaciones que quieran inscribirse por primera vez en el registro:

1. Realizarán un análisis medioambiental de todos sus aspectos medioambientales de conformidad con los requisitos establecidos en el anexo I y en el punto A.3.1 del anexo II;
2. A la luz de los resultados del análisis medioambiental, desarrollarán y aplicarán un sistema de gestión medioambiental que abarque todos los requisitos a que se refiere el anexo II y teniendo en cuenta, cuando se disponga de ellas, las mejores prácticas de gestión medioambiental para el sector específico a que se refiere el artículo 46, apartado 1, letra a);
3. Realizarán una auditoría interna conforme a los requisitos establecidos en el punto A.5.5 del anexo II y en el anexo III;
4. Prepararán una declaración medioambiental con arreglo al anexo IV. Cuando se disponga de los documentos de referencia sectoriales a que se refiere el artículo 46 para un sector específico, la evaluación del comportamiento medioambiental de la organización tendrá en cuenta el documento pertinente.

Según el Reglamento (CE) 1221/2009, se entiende por "organización", la compañía, sociedad, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, tenga o no personalidad jurídica, sea pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.

Cada tres años, como mínimo, una organización registrada:

• habrá hecho verificar el sistema completo de gestión medioambiental y el programa de auditoría así como su aplicación;
• preparará la declaración medioambiental con arreglo a los requisitos establecidos en el anexo IV y la someterá a validación por un verificador medioambiental;
• remitirá la declaración medioambiental validada al organismo competente;
• remitirá al organismo competente un formulario cumplimentado por la organización, que incluya al menos la información mínima que figura en el anexo VI;  

Sin perjuicio de lo establecido en el apartado anterior, en los años intermedios, una organización registrada:

• realizará, conforme al programa de auditoría, una auditoría interna de su comportamiento medioambiental y del cumplimiento de los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente de conformidad con el anexo III;
• preparará una declaración medioambiental actualizada con arreglo a los requisitos establecidos en el anexo IV y la someterá a validación por un verificador medioambiental;
• remitirá la declaración medioambiental actualizada validada al organismo competente;
• remitirá al organismo competente un formulario cumplimentado por la organización, que incluya al menos la información mínima que figura en el anexo VI;

Una organización pequeña, se podrá solicitar la ampliación de estos plazos a 4 y 2 años respectivamente.

Las organizaciones registradas pondrán a disposición del público la declaración medioambiental y la declaración medioambiental actualizada en el plazo de un mes a partir de su inscripción y un mes después de que se complete la renovación del registro.

Las organizaciones registradas podrán cumplir este requisito permitiendo el acceso a la declaración medioambiental y a la declaración medioambiental actualizada previa solicitud o creando enlaces a sitios de Internet en los que pueda accederse a esas declaraciones.

Las organizaciones registradas especificarán el modo en que permiten el acceso del público en el formulario establecido en el anexo VI.