El Archivo General de la Región de Murcia valorará la oportunidad de la cesión solicitada antes de su autorización.

Todo documento que salga del Archivo, deberá estar protegido durante su traslado y exhibición por una póliza de seguro. La dirección del Archivo fijará el valor de cada pieza objeto de la cesión. La entidad organizadora contratará con una empresa de seguros, a su elección, la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado. Antes de retirar del Archivo los documentos, la entidad organizadora deberá entregar a éste el certificado del seguro.

Los documentos serán retirados del Archivo por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un acta de entrega. Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, en ella se indicará el estado de conservación de los documentos cedidos.

No se cederán documentos para exposiciones de más de tres meses de duración.

Los gastos de embalaje y transporte correrán a cargo del organizador de la muestra. Tanto el embalaje como el transporte sean realizados por una empresa especializada. En determinados casos, cuando el valor o estado de conservación de los documentos lo aconseje, podrá exigirse un embalaje especial.

Asimismo, en los casos en que se vaya a proceder al enmarcado de los documentos, éste será realizado por una empresa especializada antes de su salida del Archivo.
Todo documento cuya cesión haya sido acordada deberá ser reproducido por el Archivo o por la entidad organizadora de la exposición, antes de su entrega. Los gastos de reproducción correrán a cargo de la segunda.

Si fuera preciso, por el estado de conservación de los documentos a ceder, realizar algún tipo de restauración se hará cargando los gastos a la entidad prestataria.

La entidad organizadora de la exposición deberá garantizar la seguridad y conservación de los documentos expuestos mediante una vigilancia permanente, adecuados sistemas de detección y extinción de incendios, controles ambientales de humedad, temperatura y luz, instalación  de las piezas en vitrinas cerradas con posibilidad de renovación de aire y evitando en el montaje de dichas piezas el empleo de cualquier elemento punzante, adherente, etc. que pueda dañarlas.
No se pueden reproducir los documentos prestados sin la autorización y pago de las tasas correspondientes.

Tanto en los créditos como en el catálogo de la exposición, si lo hubiere, constarán claramente los datos del Archivo de procedencia de los documentos así como su signatura correcta. Al menos un ejemplar de este catálogo deberá ser enviado al Archivo General.

Concluida la exposición los documentos serán devueltos al Archivo General, dejando un plazo prudencial para el desmontaje y transporte.

Al recibir los documentos, y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, el Archivo revisará el estado de conservación de los documentos devueltos para detectar cualquier posible deterioro o pérdida.

Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota sobre ella en el acta de recepción para la eventual petición de responsabilidades al cesionario y ejecución de las cláusulas del seguro.

En el caso de documentos que se hayan enmarcado, una vez devueltos, será la misma empresa quien se encargue de su desenmarcado.