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Glosario de términos

Actuación administrativa automatizada

Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.

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Archivo electrónico

Sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia).

Sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia).

Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de la ciudadanía o empresas.

Deberá tener en cuenta que las administraciones públicas podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original.

El almacenamiento debe ser seguro (archivo securizado). En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos. Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.

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Autenticación

Acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autoría de estos últimos.

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Calendario de días inhábiles

Documento que determina los días que tienen la consideración de inhábiles a efectos del cómputo de plazos en la realización de actuaciones administrativas y para el ejercicio de los derechos de la ciudadanía ante la Administración.

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Catálogo de servicios, procedimientos o trámites

Inventario gestionado por una administración, que recopila la información básica de cada proceso (forma de inicio de la tramitación, plazo de presentación, órgano de resolución, efectos del silencio administrativo, normativa aplicable, recursos etc.) a fin de facilitar su conocimiento.

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Certificado digital

Documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la relación entre la identidad de un sujeto o entidad y una administración pública o empresa.

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Certificado electrónico

Según el artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «Documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad».

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Cl@ve

Identidad electrónica para las Administraciones. Cl@ve es la plataforma común del Sector Público Administrativo Estatal para la identificación, autenticación y firma electrónica mediante el uso de claves concertadas, abierta a su utilización por parte de todas las Administraciones Públicas. Su funcionamiento se encuentra regulado por la Orden PRE/1838/2014.

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Copia electrónica

Imágenes electrónicas de los documentos aportados por la ciudadanía y/o administraciones públicas, con la misma validez y eficacia, ejecutadas a través de procesos de digitalización que garantizan la autenticidad, la integridad y la conservación del documento-imagen, de la cual se dejará constancia.

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Copia electrónica auténtica

Documento electrónico generado a partir de un documento origen mediante un procedimiento conforme con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos y el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Se puede realizar mediante funcionario habilitado (en cuyo caso la copia estará firmada electrónicamente por el funcionario) o mediante actuación administrativa automatizada (en cuyo caso la firma de la copia se realizará mediante un sello electrónico). Tiene la misma validez y eficacia que el documento sobre la que se expide.

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CSV (Código Seguro de Verificación)

Código alfanumérico generado automáticamente por las aplicaciones en las cuales se firman documentos electrónicos. Si el documento está custodiado en un sistema o repositorio integrado con la HCV entonces, aportando en esta herramienta el CSV de un documento, se puede recabar el documento original firmado.

Es habitual indicar estos códigos en los denominados "informes de firma" generados por las aplicaciones, por ejemplo, la herramienta Portafirmas, de manera que las personas que disponen de copias en soporte papel de documentos electrónicos puedan contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso en la HCV al documento electrónico original firmado que está custodiado en un sistema o repositorio de una Consejería o entidad.

Las aplicaciones también pueden generar estos códigos para los expedientes electrónicos que gestionen, lo que posibilita que los sistemas y repositorios integrados con la HCV puedan intercambiar los expedientes electrónicos.

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Declaración de lesividad

Es una actuación de la Administración que consiste en declarar un acto lesivo (perjudicial) para los intereses generales y poderlo impugnar posteriormente en los tribunales. Sólo se produce de oficio y contra actos administrativos favorables a los interesados que puedan ser anulables.

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Desestimación

Acto por el cual el órgano competente no accede a lo solicitado por el interesado en su petición.

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Desistimiento

Abandono voluntario de una determinada conducta o de un determinado derecho.

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Dirección electrónica

Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.

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Dirección electrónica habilitada

Dirección electrónica cuya Administración titular ha habilitado como medio para que sus órganos administrativos realicen la práctica de la notificación por medios electrónicos a la ciudadanía en los procedimientos de su competencia, mediante la puesta a disposición de las notificaciones a través de esta dirección electrónica.

Mediante la dirección electrónica habilitada la ciudadanía dispone de una dirección electrónica para la recepción de las notificaciones administrativas por vía telemática que practique la Administración titular de la dirección.

Asociado a la dirección electrónica habilitada las personas dispondrán de un buzón electrónico en el que recibirán las notificaciones electrónicas. Por extensión a dicho buzón electrónico también se le conoce como dirección electrónica habilitada.

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Documento electrónico

Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

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Días hábiles

Días hábiles son los que se tienen en cuenta para realizar actuaciones frente a la Administración y se computan en los plazos del procedimiento administrativo. Son hábiles los días laborales, incluidos sábados.

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Días naturales

Son todos los días de la semana. Cuando los plazos se señalen por días naturales, se hará constar expresamente esta circunstancia en la notificación.

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Efecto retroactivo

Ocurre cuando un acto administrativo tiene vigencia sobre el pasado y comienza su validez en una fecha anterior a la que se dicta.

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Ejecución forzosa

Es el cumplimiento obligatorio de lo ordenado por la Administración, utilizando una serie de medidas al efecto y que se encuentran en los art. 95 a 100 de la Ley 30/92.

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Expediente (En el ámbito de la Administración Pública)

Herramienta administrativa utilizada por las administraciones públicas que tiene como fin reunir la documentación necesaria para sustentar un acto administrativo.

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Expediente electrónico

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.

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Firma electrónica

Según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante».

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Notificación electrónica

Sistema que permite el envío de comunicaciones escritas y mensajes en general a personas interesadas siguiendo las reglas y protocolos oficiales de la notificación electrónica. Deberá por una parte realizar el aviso al receptor o receptora de la notificación y por otra permitir el acceso electrónico a la lectura de las notificaciones. El sistema deberá tener constancia de la recepción, acceso y lectura de las notificaciones por parte del personal usuario.

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Pasarela de pagos

Su objetivo fundamental consiste en permitir el pago on-line en aquellos trámites que así lo requieran. Para ello, la plataforma debe estar integrada con, entre otros elementos, la sede y la firma electrónica, además de existir acuerdo con diferentes entidades bancarias.

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PASE

Pasarela de Acceso a los Servicios Electrónicos. Sistema corporativo de la CARM utilizado para la autenticación de los ciudadanos, que integrará todas formas de autenticación disponibles en cada momento.

PASE se integra con Cl@ve, que es una plataforma común para las Administraciones Públicas que provee de un sistema de identificación, autenticación y firma electrónica para los ciudadanos, basado en el uso de claves concertadas.

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Portafirmas

El Portafirmas de documentos electrónicos es la herramienta corporativa de firma electrónica de documentos que permite a sus usuarios firmar, en un único paso, todos sus documentos pendientes, así como gestionarlos e imprimir copias auténticas de los mismos.

Actualmente los documentos electrónicos generados por la CARM se conservan en el Portafirmas, que proporciona el mecanismo de validación de copias en papel auténticas a través del CSV (código seguro de verificación), código que puede utilizarse para verificar la autenticidad del documento en la Sede Electrónica de la CARM. No obstante, la única función de Portafirmas es la de firmar documentos electrónicos, sin que esté concebido para la custodia, conservación y recuperación de expedientes completos, ni tampoco para actuar como gestor de expedientes.

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Procedimiento administrativo

Conjunto de trámites, estructurados en fases, con una lógica de operaciones definida que soportan un proceso de negocio o expediente. Identifica el tratamiento completo de un expediente desde su inicio hasta su finalización. Los procedimientos generalmente se soportan en una normativa, se inician por un evento externo (de parte) o interno (de oficio) y producen una salida al exterior.

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Punto de acceso electrónico

Conjunto de páginas Web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o el acceso a la información y servicios de a una institución pública.

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Registro electrónico

Registros establecidos para la recepción o salida de solicitudes, escritos o comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos y que funcionan durante las 24 horas todos los días del año y en el marco de los procedimientos administrativos que expresamente prevean la tramitación electrónica.

Las tareas fundamentales del registro electrónico consisten en tomar una referencia de tiempo, anotar el asiento de la entrada/salida, guardar los datos de la presentación de información, y devolver un acuse de recibo con el número de registro y momento de la presentación.

El registro podrá, asimismo, incluir funcionalidades adicionales, como, por ejemplo, el sellado de tiempo para obtener la referencia temporal, el cotejo/compulsa electrónica de documentos presentados físicamente o el funcionamiento como registro único para toda la Administración.

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Registro electrónico de representantes

Aplicación que gestiona las representaciones que las personas interesadas otorgan a terceras personas para actuar en su nombre, de forma electrónica, ante una entidad pública.

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Sede electrónica

Dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público en el ejercicio de sus competencias.

El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.

Cada Administración Pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónicas, con sujeción a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso deberá garantizarse la identificación del órgano titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.

Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.

La publicación en las sedes electrónicas de informaciones, servicios y transacciones respetará los principios de accesibilidad y uso de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

Las sedes electrónicas utilizarán, para identificarse y garantizar una comunicación segura con las mismas, certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio Web o medio equivalente.

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Sellado de tiempo

Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos.

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Servicio de verificación

Servicio orientado a personas físicas o jurídicas que permite comprobar la autenticidad e integridad de los documentos tanto en papel como en formato electrónico.

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Sistema de firma electrónica

Conjunto de elementos intervinientes en la creación de una firma electrónica. En el caso de la firma electrónica basada en certificado electrónico, componen el sistema, al menos, el certificado electrónico, el soporte, el lector, la aplicación de firma utilizada y el sistema de interpretación y verificación utilizado por el receptor del documento firmado.

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